Blog 331/365：【辦公室應用】電腦裡的文件又多又亂，總是找不到資料，應該怎麼辦？
🤔為什麼要寫這篇小記？
今天來說說「文件搜索」這件事情，一樣是得到App的「錦囊文章」。
我們辦公室的電腦總是會有各式各樣的文件，從跟自己部門相關的簡報、廠商的報價單、跟其他部門開會的會議紀錄、網路上下載的產業報告...等，你有沒有一種感覺是：「電腦裡的文件又多又亂，總是找不到資料」？
有這樣的感覺時，我們下意識的開始整理文件，開了一個又一個資料夾開始把文件往裡面丟，結果資料夾開得太多，到最後自己又忘記把檔案放到哪個資料夾中了...
不分類感覺文件很散亂，分類又不一定搜索得到，這樣尷尬的狀況怎麼處理？
🤔學習檔案命名的規則
我在這篇錦囊最大的收獲是：最快速的方法不是整理文件，而是給文件正確命名，並且了解分類的原則，下面分享方法。
► 使用3W1X原則
3W分別是「When 時間」、「Work 工作項目」、「Who 主體」，X是「備註」。看個例子：「20200717-A產品規格書-客戶B-V3」，意思是「When：20200717」、「Work：A產品規格書」、「Who：客戶B」，X是「第三版」。
這樣的命名方式提供我們四個關鍵詞可供搜索(3W1X)。
► 多版本文件命名
如果這份文件注定要修改多次，可以在最前面加上人名，最後面放上版號。看個例子：「【朱騏】20200717-A產品規格書-客戶B-V3」，意思是A產品規格書第三版，最後的修改人是朱騏。
► 建立資料夾時可參考「57原則」
資料夾的數量不應該太多，7個是極限，至於資料夾的層數作者則是建議5層，這個大家可以直接當作參考。
🤔錦囊原文
1. 最快捷的方法不是整理文件，而是正确给文件和文件夹命名。现在操作系统的搜索功能强大，只要你正确命名了你的文件和文件夹，很容易找到相应文件。
2. 用"3W1X"原则命名文件，便于以后的搜索。 举个例子来说，"营销计划.doc"就不好，"20200630-销售部营销计划-客户A-V3"更有利于搜索。When时间：20200630，Work事项：销售部营销计划，Who主体：客户A，X备注：第三版。
3. 不要使用无意义的文件名，比如 asd238.doc 也不要用缩写，比如：gkd.xls，当时你知道什么意思，但是一个月之后你就完全忘掉了。
4. 如果你同一个文件需要修改多个版本，给你一个参考模板：在文件名前面加上修改人，在后面加上版本号，比如："【邹小强】2020工作汇报V4"，意思就是《2020工作汇报》第4个版本，由邹小强最后修改。
5. 为了工作更方便，还是建议你花时间把文件重新分类到不同文件夹里。如果你常做项目可以按项目分，比如：A项目、B项目、C项目；经常处理数据资料的话可以按时间分，比如2019、2020、2021。像销售这种经常接触不同客户的可以按客户分，自用电脑可以按类型分，比如照片、文档、视频，当然，这些分类可以嵌套使用，例如名为"A项目"的文件夹可能包含名为"2019"、"2020"和"2021"子文件夹。
6. 不要建立太多的文件夹，遵循"57原则"：同级最多7个文件夹，最多5层。1956年，美国认知心理学家乔治·A·米勒注意到年轻人的记忆广度大约为7个单位，超过了就容易忘，所以同级7个文件夹你会有一目了然的掌控感，至于5层是因为我们上面说了项目、时间、类型、客户等5种分类方式，全部嵌套使用一遍，5层也就足够了。
7. 桌面文件按照四象限进行管理，具体做法是在桌面划分四个象限(区域)，分别定义为"收集篮"、"处理中"、"已结束"、"已归档"，我们甚至可以自己设计一个四象限的桌面背景。
8. 第一次就把文件保存到正确的位置，不要先随便保存一下，随便起个名字，想着以后再修改，通常都没有"以后"了。
9. 每星期整理一次文件夹。可以在每周五下班前，用15分钟的时间整理桌面文件，按照规则归类到不同的文件夹，删除不需要的文件，确保电脑文件夹就像你的桌面一样整洁。别觉得这浪费时间，这其实是为你日后省了大量的时间。
10. 给重要文件做好备份，可以选择同步到网盘，每周同步一次，也可以选择备份到移动硬盘，每月备份一次，总之，别给自己挖坑，文件丢失的时候就欲哭无泪了。
11. 提醒一点，如果你是Windows操作系统，不要把重要文件放C盘里，如果你是Mac系统，不要把重要文件放系统文件夹下，因为一旦操作系统有问题，很可能会格式化系统，造成文件丢失。
