Blog 328/365：【辦公室應用】同事提需求都不照流程走？製作《需求申請表單》讓需求統一格式

🤔為什麼要寫這篇小記？

在辦公室中我們總會碰到跨部門間的合作，卻時常在「同事都在亂提需求」之中受苦受難，我們的腦中總會想：「拜託可以有邏輯、明確一點的表達你想要做的事情嗎？」但如果只是頭腦想卻沒有實際行動，那就跟通靈沒甚麼兩樣了。

我們需要一套流程機制可以讓其他部門的人了解該怎麼做比較好。

要達到這樣的目標我認為需要做兩件事情：
  1. 畫流程圖並且在公開會議告知大家
  2. 製作需求申請表單

這篇文章著重在第二件事情：製作需求申請表單，分享使用Google Form + Google Sheet快速設計表單並且管理需求。

🤔使用Google Form 的「前往區段」

相信大家已經會使用Google Form基本的表單功能，透過設計問題可以讓我們製作出餐後調查問券、活動行前/結束的問券、滿意度調查...等。這裡想跟大家介紹表單中的「前往區段」，我認為非常適合在製作「如果...則...」類型的問券。

在《需求申請表單》中，有些問題會根據表單填寫人的選項，進一步填寫不同的資訊。舉例來說，我的表單設計路徑如下：
  • 選擇想要申請的需求類型
    • 功能需求
      • 需求詳細內容
    • Bug
      • Bug詳細內容
        • 文字敘述
        • 附圖片
我的表單在一開始需要填表人選擇是要申請「功能需求(Feature Requirement)」還是「問題回報(Bug Report)」，分支可以使用「前往區段」來實作，下方列出實作方法。

✏️ Step 1 新增區段

點擊需要使用「前往區段」的問題，右邊選項點擊「新增區段」即會在下方增加新區段。以上方例子來說，我可以先新增兩個區段分別為「Feature Requirement」和「Bug Report」。



✏️ Step 2 設定答案要前往的區段

點擊右下方的 ... 將「根據答案前往相關區段」打勾，此時可以在問題中看到多了下拉式選單，此時可以設定當填表人選擇這個答案後，下一步要前往的區段。



✏️ Step 3 完成表單

下方是最終的填寫表單，一開始分成四個選項 (需求主要來源)
  • Feature Requirement
  • Open Market
  • Marketing Campaign
  • Bug report

每個選項下都包含五個子問題：
  • 此功能發生在哪裡
  • 簡述此功能
  • 為什麼我們要做這個功能
  • 商業影響是甚麼
  • 預期影響的量有多少




🤔小結語

在發出表單後，有些人可能會質疑為什麼一個需求表單需要設計的這麼複雜、這麼多必填問題。但換個角度想，接受需求方就是需要這麼多的資訊來進行規劃，這同時也是讓填表人有機會好好想想自己真的要做這個需求嗎、做的目的是什麼。

而且表單設計的愈完整，的確是可以杜絕許多事後證明的假需求（白話文就是無腦需求），讓需求接受單位節省時間並專注在更重要的工作上。