Blog 296/365：【內自省】避免分心與找到工作踏實感的方法，先Booking自己的行程時間
🤔為什麼要寫這篇小記？
由於目前工作性質的關係，我在工作中非常容易被打斷，這樣的結果造成我 "感覺" 自己做了非常多事情，但事後卻想不起來做了哪些事情。
舉個例子，前天下午我正準備開始Google Doc寫文件時，連續發生以下事情：
1.A工程師跑過來和我討論專案規格，花了10分鐘結束討論。
2.此時設計師透過Slack要和確認UI設計，於是我又花了10分鐘和設計師討論。
3.正當我以為要結束時，換B工程師說手上的功能需要討論邏輯...
30分鐘就這樣過去了，當我結束以上工作準備坐下開始工作時，我還花了3分鐘想了一下我到底剛才要幹嘛。
這樣的狀況每天都在上演，這會造成如前述所說的困擾，同時心中也會產生一種空虛感：「我明明很努力，但卻沒有踏實的感覺。」於是這禮拜我都在思考，如果我暫時沒有辦法改變忙碌的狀態，那有沒有一個辦法可以解決這樣的問題呢？
🤔一個壞消息與一個好消息
對於極度繁忙所造成的時間稀缺，我有一個壞消息與一個好消息。
先講講壞消息...
人似乎有一種"球來就打"慣性，也就是當任務一個接著一個來時，我們習慣一個接著一個做，但這樣的做法存在盲點。任務有輕重緩急、難易度也各不相同，有些任務需要處理很久，但事實上根本不重要 ; 有些任務需要快速應對，而且真的很重要。
我在《如何應對「緊急但不重要」的事情》(http://bit.ly/PMTool_PM_Eisenhower_Matrix)中提到了「四象限法則」，這應該是最常被大家提及的時間管理工具，每本時間管理的書也都會教我們做事情前應該先排優先順序，而不是埋頭苦幹。
但這僅適用在我們的注意力留有餘裕的時候。
當工作中充滿了非常多的任務的時候，這個簡單的工具似乎也沒有辦法完全解決問題...試想在你處於極度忙碌的狀態時，連思考手頭上工作的時間都沒有，又怎能靜下心來花時間排工作的優先順序呢。此時我們就像拿著一根管子在檢視迎面而來的任務，這根管子的畫面被單個任務給佔滿，我們只能見樹不見林。(又被稱為「管窺效應」)
這樣的狀況不是我們所樂見的，甚至不是我們的意志力可以控制的。在「《稀缺》：我們是如何陷入貧窮與忙碌」這本書中，作者揭露一個重要的事實：時間稀缺對一個人的影響是潛意識的，不論你的大腦是否接受，稀缺都會大大的影響你的注意力。
難道我們只能坐以待斃嗎？好消息是，我們確實有策略可以改善這樣的狀況，那就是「先Booking好自己的時間。」
🤔先Booking好自己的時間，將重要的事情放到眼前
時間稀缺造成最大的問題是「管窺效應」，也就是人的視野變得只看得到眼前接踵而來的任務內容，而不會管所有任務的重要性。要解決這個問題就必須從根本出發，透過自己的「刻意安排」將重要任務放到眼前。
有些人會問：但我已經處於管窺效應之中，又怎麼知道哪些任務是重要的呢？
我們不妨這樣假設：在經過快速衡量，除非新任務重要到不處理公司會出大事、同事的工作會完全無法做下去，否則現在手頭上正要開始進行的工作就是最重要的。
我們可以換個思維來想這件事情，如果我們跟其他同事、主管已經敲定好要準備開會，此時另外一個同事有過來說：「我這邊有一項新任務需要處理。」此時我們正常的回應應該都是：「好的，那等我把會開完後再處理。」因為我們知道跟其他人開會是事先敲定，突然改變行程不但是對別人的不尊重，同時也是拖延會議中需要處理的任務進度。
那為什麼我們就不能和自己敲個會議時間呢？
一個有效的實作方式是：假設接下來我預計花30分鐘製作報告，我就在Google Calendar (任何行事曆軟體都可以) 訂會議，title寫上「寫報告 15:00 - 15:30」，接著就開始專心的寫報告。
這個方法有效的地方在於「和自己建立了一項心理契約」，善用人通常都是遵守規定的心態，如果不達成就會違約，此時心裡自然就會提升手頭正在執行任務的重要性 。這個方法還有另外一個好處，同時紀錄這段時間我們正在做些什麼事情，方便我們事後查找回憶。
如果現實中還是會碰到工作到一半被打斷的狀況時，打斷一下子 (例如3 - 5分鐘)是可以被允許的，此時不用刻意修改行事曆上的時間長度 ; 如果花費的時間比想像的更長，則事後修改行事曆的結束時間即可。
這個方法可同時用在工作與生活中，雖然剛開始難免會忘記在行事曆上增加行程，但慢慢嘗試的結果非常有效，可以大幅降低自己分心的程度，並透過檢視自己曾經做過的行程時間區塊，找到工作上的踏實感。
